Plan de Comunicación Interna y Externa de mi centro

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DE LA EOI

No cabe duda que nuestros centros escolares no son unos lugares aislados del resto de

la sociedad. Por este motivo, en esta entrada trato de desarrollar cómo creo que hay que

llevar a cabo un proyecto para poder optimizar los medios técnicos de comunicación que

tenemos a nuestra disposición (o que podemos conseguir) para comunicarnos, ya sea 

los profesores, con los alumnos y sus padres e incluso con otras instituciones que nos

podemos encontrar en nuestro entorno más cercano.

Internet ha abierto al mundo una serie de cosas positivas. Esta tecnología brinda a las 

Escuelas la oportunidad de mantenerse en contacto a través de nuestras páginas web,

mensajes instantáneos, correos electrónicos, redes sociales… 

Esto ha hecho factible que ahora Internet se haya convertido en una herramienta esencial

en nuestro entorno escolar, por lo que podemos plantearnos la manera de optimizar 

Internet para conseguir el mayor beneficio posible.  Observemos los beneficios de la 

comunicación por Internet.

Este plan es un documento de trabajo que el Equipo Directivo revisará anualmente. Esta usado como base para:

1. Realizar un programa de comunicaciones que ayude directamente a la EOI a alcanzar sus objetivos.

2. Fomentar relaciones sólidas con los diferentes grupos que toman parte en la EOI (alumnos, profesores, padres, instituciones locales…)

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

1.  OBJETIVOS

Nuestro objetivo es mejorar la comunicación interna y externa con el objetivo específico de crear una comunicación abierta y bidireccional entre los profesores, equipo directivo, estudiantes, padres y nuestro entorno inmediato. Este objetivo se puede concretar en los siguientes puntos:

1. Establecer un cauce de comunicación fluida entre los miembros de la Comunidad Educativa de la EOI: profesores, equipo directivo, alumnos  y padres.

2. Usar los canales de información más rápidos y eficientes para proporcionar información periódica sobre cuestiones de nuestro centro.
3.  Fomentar la utilización de las TIC para obtener información, llevar a cabo los procesos de inscripción y matriculación o realizar otras gestiones administrativas.
4. Distribuir la revista “Poligloteando” de nuestra EOI en su versión digital.
5. Informar de una manera rápida y actualizada a los alumnos de las ausencias de los profesores, fechas de exámenes y matriculación, expediente académico ...
6. Impulsar una metodología activa gracias a las nuevas tecnologías.
7. Asegurar el uso seguro de Internet por todos los miembros de la Comunidad Educativa.

2.   PÚBLICO

El Plan de Comunicación de nuestra EOI está destinado a:

Estudiantes: en sus tres modalidades:

-      Alumnos oficiales: se ofrecerá información sobre horarios, libros de texto, convocatorias de cursos y los profesores pueden hacer uso de sus blogs o plataformas para colgar el material de clase. Los alumnos podrán contactar con sus profesores para mandarnos trabajos o para consultarnos dudas y además mediante una clave podrán acceder a su expediente académico.

-      Alumnos libres: con información acerca de los contenidos, criterios de evaluación, fechas de exámenes…

-      Alumnos a distancia: tienen acceso a la plataforma de That’s English! con materiales para seguir el curso a distancia.

Profesores: pueden colgar materiales para sus diferentes niveles, consultar los materiales de “uso interno” (reuniones, actas …) y acceder a los expedientes de los alumnos para incluir sus calificaciones y faltas de  asistencia.

Padres de los alumnos menores de edad: con información sobre los contenidos del curso, niveles, calendarios de exámenes y matrículas, número de ausencias de sus hijos…

     Otros centros educativos: Tanto centros de la Comarca (cursos de conversación para sus profesores, convocatorias) como con las otras EOI de Aragón con el fin de mejorar la experiencia docente.

3. CANALES

Página web de la EOI: Se utiliza para proporcionar información sobre cursos, horarios, profesores, fechas de exámenes y matriculación y como principal canal de comunicación con el exterior.

Moodle: Algunos profesores lo usan para colgar materiales de clase para nuestros alumnos.

Whatsapp: Los profesores hemos creado una serie de grupos (por Departamentos, todo el Claustro) para poder estar comunicados de una forma inmediata.

Facebook: Se utiliza para informar de las diferentes actividades del centro, fechas de exámenes y matrículas…

DropBox:   Los profesores la utilizamos para tener a mano documentos que nos pueden hacer falta en cualquier momento (anexos por ausencias debido a enfermedad o visita médica, plantillas de modelos de exámenes, calendarios de reuniones ...)

Correo electrónico: Se usa para transmitir información más personal y privada, sin tener que hacerse pública, como consultas o dudas a los profesores, etc. Por otra parte, el Coordinador de Formación envía información sobre cursos y/o seminarios a los profesores.

Es deseable que se use el correo oficial con el dominio @educaragon.org.

 4. CONTENIDOS

Como contenidos generales de la EOI podemos nombrar estos apartados:

Documentos del Centro:

a.      PGA (Plan general anual)

b.      Calendario escolar

c.      Proyecto Educativo de Centro

d.      Secretaría: matrícula online, preinscripción, consulta de faltas de asistencia

e.      Reglamento de Régimen Interior

f.      Oferta de cursos, programas y becas.

g.      Concursos y premios.

Documentos de Departamentos:

a.    Programaciones de los cuatro Departamentos

b.    Contenidos mínimos

c.    Memoria anual del departamento

d.    Calendario de exámenes

e.    Libros de texto

f.    Biblioteca: listado de DVDs

Zona de usuarios: los alumnos con una clave personal pueden acceder a …

a.    Consulta de calificaciones

b.    Consulta del número de ausencias

      

A  nivel informativo:

Revista de la EOI “Poligloteando” on-line con los siguientes contenidos: Jornadas Culturales, resumen del curso escolar, información de los diferentes actos, viajes de estudios, actividades en el propio centro.

·       Ninguna información personal de los alumnos o de los profesores será visible para cualquier usuario de dichas páginas.

5.   ACCIONES

1.      El plan de comunicación del centro debe ser aprobado por el Consejo Escolar una vez que se haya informado al Claustro

2.     Posteriormente, se creará un grupo de trabajo para llevar este plan a cabo. Dicho grupo de trabajo estará formado por el Equipo Directivo, algunos profesores y  alumnos.  Los objetivos serán:

-     Crear (o actualizar/ mejorar, si ya existen) los diferentes canales de comunicación: página web, Facebook, plataformas de aprendizaje, blogs…etc.   

-     Acordar unas normas sobre el uso de la red y las redes sociales en la EOI. 

-  Coordinar la formación del profesorado.

-  Nombrar a los responsables de los diferentes canales.

-  Prestar atención a las normas de seguridad y de uso de datos personales.

3. Analizar la evolución  y revisión del plan de comunicación del centro para hacer las mejoras necesarias.

6.   CRONOGRAMA

Nuestro plan de comunicación se llevará cabo a lo largo del curso escolar con la siguiente temporalización:

Fase inicial: cuando informaremos a la comunidad educativa del borrador del Plan de Comunicación a septiembre.

Fase desarrollo:  se pondrá en marcha el plan de comunicación en el centro para comprobar que los profesores y los alumnos usan correctamente los medios a su disposición à hasta los exámenes de febrero. 

Fase análisis: se evaluará el Plan de Comunicación con el fin de intentar solucionar los errores y mejorar otros aspectos à durante el mes de marzo. 

Fase final: tras evaluar las primeras fases y analizar las propuestas recogidas se llevará a cabo el definitivo Plan de Comunicación del centro que se presentará al Claustro final para su aprobación e implementación a comienzos del siguiente curso escolar a semana final de junio.

Septiembre	Información del  borrador del plan al Claustro y el Consejo Escolar.
Octubre a Febrero	Puesta en marcha (pruebas e implementación)
Marzo	Análisis y propuestas:  ¿Quéva mal? ¿Qué se puede mejorar?
Junio	Aprobación e implementación del Plan de Comunicación del curso próximo

7.   RESPONSABLES

Con el objetivo de dirigir y llevar el cabo este Plan, se designará un responsable que será el Jefe de Estudios, aunque compartirá su labor con el resto del Equipo Directivo y la responsable de los Medios Informáticos de la EOI. Esto no quiere decir que el resto del Claustro no deba sentirse involucrado en la marcha de dicho Plan.

Las funciones de esta Comisión será ocuparse de la página web, ser el administrador del grupo de Whatsapp y preparar el material informativo que explique a profesores y alumnos como poder acceder a los diversos medios. Por otra parte, cada uno de los Jefes de Departamento deberá encargarse de tener actualizado toda la información relativa a su Departamento en nuestra página web.

Una vez que se logre un cierto automatismo en el trabajo, se podría delegar parte del trabajo en otros profesores, ya sea para completar horarios o de forma rotatoria. Incluso el personal administrativo podría encargarse de ciertas tareas como incluir las faltas de asistencia.

8. RECURSOS

Los medios que necesitaríamos para poder implementar este Plan son los siguientes:

-      Ordenadores con conexión a Internet en cada clase, departamentos, biblioteca, secretaría y dirección.

-      Aulas provistas de ordenadores con acceso a Internet, proyectores y/o pizarra digital.

-      Cuentas de Facebook, Moodle, Dropbox y Whatsapp.

-      En nuestra biblioteca, los alumnos podrán usar un ordenador (no tenemos espacio para más) para poder consultar y realizar trámites administrativos (matrículas, preinscripciones…)

PLAN DE COMUNICACIÓN EXTERNA

1. 1.  OBJETIVOS

El centro educativo se encuentra localizado en un medio en el que convivimos con otros agentes (instituciones locales y comarcales, otros centros educativos…) Por esta razón una adecuada comunicación es deseable para poder mejorar nuestra labor educativa a la vez que colaboramos con nuestro entorno.

Para los profesores:

-      Hacer visible nuestro trabajo docente.

-      Fomentar una cultura digital con el fin de que toda la comunidad educativa sea más  crítica y responsable al mismo tiempo que promocionamos los valores de la EOI.

Para la EOI:

-      Mantener contacto directo con las autoridades locales, otros centros educativos, sindicatos …

-      Comunicarse con personas ajenas a la institución.

-      Fortalecer la imagen de la EOI en nuestro entorno.

-      Encontrar un canal fluido de comunicación con otros centros educativos de nuestro entorno más cercano y con el resto de las EOI de Aragón.

-      Proyectar la EOI en su entorno más cercano, promoviendo la participación activa de ciudadanos y estudiantes en las iniciativas culturales y actividades ofertadas por el Centro:

• Impulsar la presencia regular de la EOI en los medios de comunicación locales mediante la difusión de noticias relativas a los eventos propios del curso y las iniciativas culturales llevadas a cabo por el Centro.

• Poner a disposición de medios y público, noticias y notas de prensa generadas por el Centro a través de la página web, de modo que dicha información resulte accesible a ciudadanos y periodistas.

• Mantener un diálogo fluido con los medios de comunicación, mejorando la relación del Centro con periodistas y medios.

• Gestionar de manera efectiva y transparente cualquier tipo de consulta o petición realizada desde los medios de comunicación.

2. 2.  PÚBLICO

Con el Plan de Comunicación nos dirigimos a:

-      Instituciones locales: Ayuntamiento, Comarca, Diputación Provincial, Gobierno de Aragón.

-      Otros centros educativos de nuestro entorno: colegios de primaria, Instituto, Conservatorio...

-      Las otras EOI de Aragón (y por extensión, a otras EOI de otras Comunidades Autónomas).

-      Sindicatos

-      Asociaciones Culturales

3. 3.  CANALES

Los canales para desarrollar nuestro Plan de Comunicación deben ser efectivos y adecuados tanto a los públicos a los que nos dirijamos en cada ocasión, como a nuestros objetivos.

-      La página web de la EOI debe ser la base de nuestro Plan. El resto de canales serán complementarios y manteniendo una línea coherente con lo acordado por el Claustro de profesores.

Enlazará con CentrosNet (la plataforma educativa desde donde los alumnos pueden acceder a su historial, calificaciones, número de faltas de asistencia …) A esta plataforma se accede con usuario y contraseña para garantizar la debida protección de los datos personales del alumnado.

-      El correo electrónico será una herramienta útil para la comunicación con otros centros, sindicatos, instituciones locales, asociaciones culturales…

 

4. 4.   CONTENIDOS

Se considera contenido susceptible de ser publicado toda aquella información que pueda ser de relevancia o utilidad para nuestros seguidores.  Así todo tipo de información sobre becas, oportunidades laborales o relativa a la educación será susceptible de ser publicada.

Los contenidos dirigidos a la Comunicación Externa (entorno de la EOI) serán:

- Actividades llevadas a cabo en la EOI como carta de presentación del mismo.

- Oferta formativa

- Actividades que puedan implicar el entorno en que se halla el centro.

- Convocatorias de interés para la zona: admisión, matrícula, cursos, etc.

- Anuncios e invitaciones a eventos.

- Información sobre matrículas, becas y convocatorias de la propia EOI.

-  Noticias de relevancia relacionadas con la EOI.

- Novedades de la web o novedades en los servicios del Centro.

-  Es necesario también generar valor añadido, a través de la publicación de información de interés relacionada con el ámbito educativo:

• Convocatorias públicas relacionadas con el mundo universitario

• Novedades educativas

• Recursos de interés para el aprendizaje de lenguas extranjeras

• Noticias relacionadas con oportunidades laborales

• Todo tipo de información relacionada con las EOI.

5. 5.  ACCIONES

-        Recabar de la dirección, secretaria y Departamentos de la EOI, las informaciones que se generan para su posterior difusión en los medios de comunicación.

-        Planificación, redacción y envío de notas de prensa relacionadas con las actividades del Centro a los medios de comunicación.

-        Atención y respuesta de dudas y solicitudes a los medios de comunicación.

-        Monitorización de los impactos de la en los medios de comunicación tradicionales. Refuerzo de dichos mecanismos de seguimiento, a través de búsquedas en buscadores, hemerotecas y activación de otros sistemas de alertas (Google Alert).

-        Potenciar nuevos canales de información con el objetivo de comunicar cualquier acontecimiento, noticia o actividad de interés para nuestros alumnos (actuales o potenciales).

-        Mantener y actualizar regularmente los diferentes perfiles institucionales en las principales redes sociales.

-        Gestionar con eficacia y rapidez cualquier tipo de duda, solicitud o comentario enviado por algún usuario, favoreciendo una actitud de escucha y facilitando respuestas clarificadoras.

-        Fomentar un mayor acercamiento al colectivo de Antiguos Alumnos, favoreciendo la creación de una comunidad y trasladándoles aquellas informaciones que puedan resultar de su interés. Para ello se estudiará la creación de un grupo en Facebook y/o Linkedin y el desarrollo de acciones con el objetivo de que permanezcan informados de todos los acontecimientos que tienen lugar en la EOI y que puedan resultar de su interés.

-        Realizar un espacio que permita la comunicación con docentes de otras EOI (trabajo colaborativo, intercambio de materiales, etc.)

-        Incluir grupos en correos, es decir, el Ayuntamiento, Comarca…

-        Buscar asociaciones a través de contactos en grupos locales.

6.  CRONOGRAMA

Nuestro plan de comunicación se llevará cabo a lo largo del curso escolar con la siguiente temporalización:

Fase inicial: cuando informaremos a la comunidad educativa del borrador del Plan de Comunicación a septiembre.

Fase desarrollo: se pondrá en marcha el plan de comunicación en el centro (cuenta de correo electrónico) para comprobar que este plan da sus primeros frutos hasta el claustro de diciembre. 

Fase análisis: se evaluará el Plan de Comunicación con el fin de intentar solucionar los errores y mejorar otros aspectos durante el mes de marzo. 

Fase final: tras evaluar las primeras fases y analizar las propuestas recogidas se llevará a cabo el definitivo Plan de Comunicación del centro que se presentará al Claustro final para su aprobación e implementación a comienzos del siguiente curso escolar a semana final de junio.

Septiembre	Información del  borrador del plan al Claustro y el Consejo Escolar.
Octubre a Diciembre	Puesta en marcha (pruebas e implementación)
Marzo	Análisis y propuestas:  ¿Qué va mal? ¿Qué se puede mejorar?
Junio	Aprobación e implementación del Plan de Comunicación del curso próximo

7.  RESPONSABLES

Evidentemente el Equipo Directivo y la Coordinadora de Medios Informáticos deben encabezar este plan, aunque el resto del Claustro e incluso el personal de Administración deberían involucrarse en la buena marcha de este Plan de Comunicación.

8.  RECURSOS

Los medios necesarios para poder implementar este Plan son los siguientes:

-      Ordenadores con conexión a Internet en cada departamentos, secretaría y dirección.

-      Cuentas de correo electrónico (con el dominio oficial @educa.aragon.org) y Facebook, además de nuestra página web.